Jak uzyskać dostęp
Dostęp do Bazy otrzyma każda organizacja prowadząca działania na terenie m. st. Warszawy związane z pomocą dzieciom, młodzieży i ich rodzinom, która wypełni odpowiedni wniosek dostępny w formie elektronicznej na stronie internetowej www.baza-monitorujaca.pl. Przed złożeniem wniosku konieczne jest także podpisanie umowy o powierzenie danych osobowych oraz podpisanego regulaminu serwisu baza-monitorująca.pl i dostarczenie ich do Urzędu Miasta w 3 egzemplarzach. Dokumenty te można pobrać ze strony www.baza-monitorujaca.pl (zakładka "Dokumenty"). Mając na uwadze ochronę danych osobowych, każda organizacja korzystająca z systemu staje się administratorem tych danych. W związku z tym konieczne jest również zgłoszenie zbioru danych osobowych do GIODO. W tym celu konieczne jest między innymi przyjęcie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem, których wzory zamieszczamy w zakładce "Dokumenty". Po spełnieniu tych procedur zostaje założone konto w systemie. Od tego momentu możliwe jest wykorzystywanie systemu do własnych potrzeb, gromadzenie informacji, raportowanie i monitorowanie realizowanych zadań.
W Bazie Monitorującej istnieje również możliwość zarejestrowania placówek sieciowych. Można to zrobić na dwa sposoby w zależności od potrzeb.
1. W sytuacji, gdy organizacja ma kilka oddziałów, które nie realizują wspólnych działań i nie muszą wymieniać się informacjami o uczestnikach, każdy z tych oddziałów należy zarejestrować w Bazie osobno. Należy w tym celu:
- wypełnić wniosek rejestracyjny dostępny na stronie internetowej www.baza-monitorujaca.pl/register.php, a w nim:
- w nazwie organizacji wpisać lub wybrać z listy rozwijanej nazwę zgodną z numerem KRS
- w polu adres organizacji podać adres organizacji zgodny z KRS
- w polu adres placówki podać adres oddziału, który chcą Państwo zarejestrować
- złożyć komplet dokumentów w Urzędzie Miasta (osobny komplet dla każdego z rejestrowanych oddziałów)
- zarejestrować zbiór danych w GIODO
Jeżeli rejestrowany oddział posiada kilka siedzib, w formularzu rejestracyjnym należy podać adres jednej z nich. Po otrzymaniu dostępu do Bazy Monitorującej będzie można zarejestrować pozostałe placówki i nadać im dostęp. Będzie to możliwe po zalogowaniu się na konto w Bazie Monitorującej w zakładce "Twoje dane - organizacja", przez wypełnienie danych podległej placówki.
2. W sytuacji, gdy organizacja ma kilka oddziałów, które realizują wspólne działania i będą wymieniać się informacjami o uczestnikach biorących w nich udział, wystarczy zarejestrować w bazie tylko jeden, główny oddział (zarząd główny organizacji). Należy w tym celu:
- wypełnić wniosek rejestracyjny dostępny na stronie internetowej www.baza-monitorujaca.pl/register.php, a w nim:
- w nazwie organizacji wpisać lub wybrać z listy rozwijanej nazwę oddziału głównego (zarządu głównego) zgodną z numerem KRS
- w polu adres organizacji podać adres oddziału głównego zgodny z KRS
- w polu adres placówki zaznaczyć opcję "ten sam co organizacji"
- złożyć komplet dokumentów w Urzędzie Miasta (jeden komplet dla rejestrowanego oddziału głównego)
- zarejestrować zbiór danych w GIODO
W takiej sytuacji pozostałe oddziały będzie można zarejestrować po otrzymaniu dostępu do Bazy Monitorującej. Będzie to możliwe po zalogowaniu się na konto w Bazie Monitorującej i nadanie im dostępów w zakładce "Twoje dane - organizacja". Nastąpi to przez wypełnienie danych współpracujących oddziałów, które wymieniać się będą informacjami o realizowanych działaniach.